Privacy­verklaring

Wie wij zijn

Sitehulp is een klein web- en automatiseringsbureau dat websites bouwt en onderhoudt voor ondernemers. Voor de gegevens die we via onze website en in onze dienstverlening verwerken, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, zoals gegevens van bezoekers van onze eigen site en van onze (potentiele) klanten. Bouwen of beheren we een website voor een klant, dan verwerken we de gegevens van de bezoekers van die site namens die klant. Wij zijn dan verwerker en de klant is verantwoordelijk. Voor die gegevens geldt de privacyverklaring van de betreffende klant.

Je kunt ons zo bereiken:

• Handelsnaam: Sitehulp
• Eigenaar: Attia de Vries
• KvK-nummer: 96775890
• Adres: John Raedeckerhof 111, 1628 ZC Hoorn
• E-mail: hallo@sitehulp.nl
• Telefoon: 06 41 77 89 53

We zijn 7 dagen per week bereikbaar tussen 8:00 en 17:00 uur.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om je te helpen, om onze afspraken na te komen en om onze website te laten werken. Afhankelijk van je contact met ons gaat het om de volgende categorieen.

Gegevens uit het contactformulier

• je naam
• je e-mailadres
• je telefoonnummer
• je bedrijfsnaam
• je website
• de inhoud van je bericht

Klant- en projectgegevens

• afspraken, wensen en briefings rond je website of automatisering
• inloggegevens of toegang die we nodig hebben om je site te bouwen of te onderhouden, alleen voor zolang dat nodig is
• correspondentie die we met je voeren

Factuur- en administratiegegevens

• facturatiegegevens zoals naam, adres en bedrijfsgegevens
• gegevens over opdrachten, betalingen en openstaande posten

Technische en websitegegevens

• je IP-adres, kortstondig in de serverlogs, om de site te beveiligen en misbruik van onze formulieren tegen te gaan
• bezoekstatistieken via Google Analytics, zoals de pagina's die je bekijkt, hoe je op onze site terechtkwam, je apparaattype en bij benadering je locatie, gekoppeld aan een willekeurig ID in een cookie

Waarvoor en op welke grondslag wij gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens alleen voor duidelijke doelen, en voor elk doel hebben we een grondslag uit de AVG. In het overzicht hieronder zie je precies welke.

Verwerken we gegevens op basis van jouw toestemming? Dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat we daarvoor al hadden verwerkt.

Onafgemaakte aanvragen en herinneringen

Ons aanvraagformulier bestaat uit drie stappen. Zodra je de eerste stap afrondt, bewaren we de gegevens die je daar invulde: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Dat doen we ook als je daarna afhaakt, zodat een aanvraag niet verloren gaat door een wegvallende verbinding of een tabblad dat je per ongeluk sluit.

Maak je de aanvraag niet af, dan sturen we je hooguit twee herinneringen: een na ongeveer een half uur en een na ongeveer een dag. Daarna sturen we niets meer. In elke herinnering staat een afmeldlink. Klik je daarop, dan verwijderen we je gegevens direct en krijg je geen mail meer van ons.

We bewaren zo'n onafgemaakte aanvraag maximaal 48 uur. Daarna verwijderen we hem automatisch. Rond je de aanvraag wel af, dan vervalt de onafgemaakte versie meteen en gelden de gewone bewaartermijnen hieronder. We gebruiken deze gegevens nooit voor nieuwsbrieven of andere reclame.

Hoe lang wij gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze hebben gekregen, of dan wettelijk verplicht is. In de praktijk houden we de volgende termijnen aan.

• Berichten via het formulier die niet tot een opdracht leiden: we bewaren deze tot maximaal 12 maanden na je laatste contact en verwijderen ze daarna.
• Klant- en projectgegevens: we bewaren deze zolang je klant bent en tot maximaal 2 jaar na afronding van het laatste project, zodat we vragen achteraf goed kunnen beantwoorden.
• Facturen en administratie: deze bewaren we 7 jaar, omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Technische en analysegegevens: de statistieken in Google Analytics bewaren we maximaal 14 maanden. De analytische cookies op je eigen apparaat verlopen na 2 jaar, of eerder als je ze zelf verwijdert.

Toegang of inloggegevens die we voor een klus nodig hadden, verwijderen of geven we terug zodra het werk klaar is.

Delen met derden en verwerkers

Om ons werk te doen, gebruiken we een aantal betrouwbare diensten. Sommige daarvan verwerken daarbij persoonsgegevens namens ons. Dat zijn onze verwerkers, en met hen sluiten we een verwerkersovereenkomst waarin we afspreken dat ze je gegevens goed beveiligen en alleen gebruiken voor wat wij hen opdragen.

We werken met de volgende categorieen dienstverleners:

• een hostingprovider die onze website en de sites die we voor klanten beheren draait
• e-mail- en kantoorsoftware voor onze correspondentie en bestanden
• Google Ireland Limited (Ierland) voor onze websitestatistieken, via Google Analytics 4
• een formulier- of CRM-tool om aanvragen en klantcontact te beheren
• een boekhoud- of betaaldienst voor onze facturatie en administratie

Wij verkopen je gegevens niet. We geven je gegevens ook niet aan anderen door, behalve aan de verwerkers hierboven, of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Het kan zijn dat een dienstverlener gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat geldt in elk geval voor Google: hoewel wij een contract hebben met Google Ireland Limited, kan Google gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Voor die doorgifte gelden passende waarborgen, namelijk het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor Google gecertificeerd is, en de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Een cookie is een klein bestandje dat bij je bezoek op je apparaat wordt opgeslagen.

Functionele en beveiligingsgegevens. Deze zijn nodig om de site te laten werken en te beveiligen, bijvoorbeeld om misbruik van onze formulieren tegen te gaan. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Analytische cookies. Om te zien hoeveel mensen onze site bezoeken, welke pagina's ze bekijken en hoe ze bij ons terechtkomen, gebruiken we Google Analytics 4. Daarbij worden twee cookies geplaatst, _ga en _ga_GQW7J3297H. Daarin staat een willekeurig ID waaraan je bezoeken worden gekoppeld, zodat we terugkerende bezoekers van nieuwe kunnen onderscheiden. Beide cookies verlopen na 2 jaar.

We hebben Google Analytics zo ingesteld dat de advertentiefuncties en Google Signals uitstaan. We gebruiken je gegevens dus niet voor advertenties, we bouwen er geen advertentiedoelgroepen mee op en we volgen je niet over andere websites.

Wil je geen analytische cookies? Dan kun je cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Je kunt ook de opt-out-add-on van Google Analytics installeren, waarmee je op elke website die Google Analytics gebruikt buiten de meting blijft.

Hoe wij je gegevens beveiligen

We nemen de beveiliging van je gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en ongeoorloofde toegang te voorkomen. Denk daarbij aan:

• versleutelde verbindingen (HTTPS) op onze website
• toegang tot gegevens alleen voor wie die echt nodig heeft
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie
• zorgvuldig omgaan met en tijdig verwijderen van toegang die we voor een klus krijgen
• het werken met betrouwbare leveranciers die zelf ook goede beveiliging bieden

Merk je iets op dat niet in orde lijkt, of vermoed je een beveiligingsprobleem? Laat het ons dan weten via hallo@sitehulp.nl, dan pakken we het op.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG een aantal rechten als het om je persoonsgegevens gaat. Dit zijn ze:

• Inzage: je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te wissen, voor zover we die niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je mag ons vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: je mag de gegevens die je aan ons hebt gegeven in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Toestemming intrekken: heb je ons toestemming gegeven, dan mag je die op elk moment weer intrekken.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een mail naar hallo@sitehulp.nl. Om je gegevens te beschermen, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen voordat we je verzoek uitvoeren. We reageren binnen een maand op je verzoek. Is je verzoek ingewikkeld? Dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen, maar dat laten we je dan op tijd weten.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

We helpen je graag als je een vraag of klacht hebt over hoe we met je gegevens omgaan. Neem dan eerst contact met ons op via hallo@sitehulp.nl, dan zoeken we samen naar een oplossing.

Kom je er met ons niet uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Soms passen we deze privacyverklaring aan, bijvoorbeeld als onze werkwijze verandert of als nieuwe wet- en regelgeving daarom vraagt. De meest actuele versie vind je altijd op onze website. Bovenaan deze pagina zie je wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

We raden je aan deze pagina af en toe te bekijken, zodat je weet hoe we met je gegevens omgaan.